Návod na instalaci a nastavení automatického importu do účetnictví
Integrovna je součást aplikace Dokladovna, která umožňuje zautomatizovat proces předávání dat dokladů ze systému Dokladovna do účetního systému. Pro předání jsou vybrány doklady, které jsou v Dokladovně ve stavu „Zkontrolováno“, kam se dostanou po spuštění volby „Předat do účetnictví“
Integrovna umí pracovat v automatickém režimu, kdy v pravidelných intervalech zprostředkuje přenos dokladů připravených k přenosu. Jinak uživatel vyvolává přenos ručně v programu Integrovna.
Aktuálně program pracuje s účetními systémy Pohoda a Money S3.
Money S3 lze propojit také online přes Money S3 API. Postup najdete v návodu Money S3 API na stránce Ke stažení.
⚠️ Pouze pro Windows – aplikace Integrovna je ve formátu .exe a na macOS ji nelze spustit.
Pro zprovoznění této funkce je potřeba provést následující kroky:
- Stáhnout soubor na stránkách – Integrovna_1.8.0
- Nainstalovat a spustit aplikaci, přihlásit se
- Nastavit parametry importu a propojit účetní jednotky (účetnictví <=> Dokladovna)
1. Příprava instalačního souboru
Po stažení souboru je nutné provést jeho rozbalení – na ikoně staženého archivu klikněte pravým tlačítkem a vybrat možnost „Extrahovat vše…“, následně stačí v dialogovém okně potvrdit tlačítkem „Extrahovat“.
Po extrakci archivu je nutné zkontrolovat a případně zaškrtnout volbu „Odblokovat“, jinak operační systém Windows nedovolí aplikaci nainstalovat (viz obrázek).
2. Instalace
Spuštění instalace se provádí dvojklikem na ikonu instalačního souboru, pak je nutné potvrdit souhlas s instalací (viz obrázek níže). Následně je instalace dokončena automaticky.
3. Spuštění aplikace
Na ploše Windows je nutné dvakrát kliknout na ikonu zástupce nainstalované aplikace (případně lze nalézt v nabídce Start) – tím se aplikace spustí.
Pro zobrazení dialogového okna je pak potřeba v hlavní liště vpravo dole kliknout levým tlačítkem na ikonu Dokladovny a vybrat možnost „Zobrazit“ (viz ukázka níže).
4. Přihlášení
Po spuštění se zobrazí obrazovka Přihlášení do Dokladovny. Zadejte e-mail a heslo, kterými se přihlašujete do webové aplikace, a klikněte na Přihlásit se. Přihlášený uživatel je pak vidět v uživatelském menu vpravo nahoře.
Po přihlášení uvidíte v menu vlevo stránky Import, Export, Klienti a Pohoda nebo Money S3 podle účetního SW nastaveného u účetního v Dokladovně.
Pozn. Ukázka nastavení účetního SW v systému Dokladovna
5. Nastavení Dokladovny-Integrovny pro cílový účetní SW
5.1 Nastavení pro SW Pohoda
V menu vlevo otevřete stránku Pohoda. Do pole Program Pohoda zadejte cestu k programu, obvykle C:\Program Files (x86)\STORMWARE\POHODA\Pohoda.exe. Do pole Složka s účetními jednotkami zadejte cestu k databázím, obvykle C:\ProgramData\STORMWARE\POHODA\Data. Cesty můžete zkopírovat, nebo vybrat tlačítkem Procházet. Složka ProgramData je ve Windows skrytá, proto ji raději zkopírujte. Správná cesta k programu se potvrdí hláškou Program nalezen. Vyplňte přihlášení do Pohody (většinou uživatel Admin, bez hesla), klikněte na Párovat jednotky a změny uložte tlačítkem Uložit změny.
5.2 Nastavení pro SW Money S3
Přijaté faktury a Pokladní doklady“ doplňte „a Závazky“. Na konec doplňte: „V menu vlevo otevřete stránku Money S3. Zadejte cestu k programu (soubor MonS3.exe, např. C:\Program Files\Seyfor\Money S3\MonS3.exe), vyplňte číselné řady dokladov a heslo do Money S3 a uložte změny.
Vyhledání číselných řad v Money S3
V SW Money S3 v záložce „Money“ vybrat „Možnosti a nastavení“, a pak číselné řady.
V číselných řadách jsou uvedeny kódy, které je třeba vyplnit do nastavení Dokladovny-Integrovny, na následující ukázce je zadán kód pro přijaté faktury 2rr (Faktury přijaté) a pro účtenky ZArr (Závazky).
6. Propojení účetních jednotek
Na záložce „Klienti“ jsou aplikací Dokladovna-Integrovna načteni klienti, kteří jsou zadáni v systému Dokladovny a jako účetního mají nastaveného daného uživatele.
Propojení se softwarem Pohoda je realizováno stiskem tlačítka Párovat jednotky. Úspěšné propojení je signalizováno načtením datového souboru účetní jednotky, která se zobrazí v daném řádku (viz obrázek níže).
Klienty bez přiřazené účetní jednotky upozorní žlutý pruh nahoře, jejich doklady se do účetního programu neimportují. Jednotku lze přiřadit i výběrem ze seznamu ve sloupci Účetní jednotka.
7. Nastavení a provedení importu
Na poslední záložce je možné provést okamžitý import ručně (viz ukázka níže) pouhým stisknutím tlačítka „Synchronizovat“, následně je provedeno stáhnutí všech dokladů, u kterých byla v systému Dokladovny spuštěna volba „Předat do účetnictví“.
Pro automatický import je možné nastavit 10minutový interval zaškrtnutím volby ve spodní části karty (viz ukázka níže).
Po úspěšném předání dokladu do účetního systému se změní jeho stav v systému Dokladovny na „Předán“ (viz ukázka níže.
!! Pro úspěšný import do SW Money S3 je nutné v systému Dokladovny vždy vyplnit předkontaci, v opačném případě bude přenos dat do účetního SW Money S3 neúspěšný!
Pozn.: Aplikace Dokladovna umožňuje automatické předvyplňování předkontací na základě nastavení v agendě předkontací – pokud bude u některé hodnoty zvolen příznak „Výchozí“, bude se tento nastavovat u každého nahraného dokladu, v závislosti na určení množiny klientů, pro které je určen – buď příznak „pro všechny“ nebo výčet klientů.
To je vše, pokud je zvolena automatická synchronizace, pak od této chvíle provádí Integrovna celý proces přenosu zkontrolovaného dokladu ze systému Dokladovny do zvoleného účetního softwaru zcela automatizovaně.
8. Chybové stavy
Pokud odmítne SW Pohoda, nebo Money S3 některý doklad přijmout, projeví se to uvedením čísla počtu chybně přenesených dokumentů v záložce „Import“. Po kliknutí na ikonku „i“ je možné zobrazit podrobnosti o chybě (viz ukázka níže).
Doklad, který účetní SW nepřijal, je v systému Dokladovna označen stavem „Nepředáno“ (viz ukázka níže). V tomto stavu lze doklad převzít zpět ke kontrole a případné vady odstranit (např. duplicitní identifikaci dokladu, nevyplněnou předkontaci, atp.) a následně opět připravit k předání do účetního SW pomocí tlačítka „Předat do účetnictví“.
V případě problémů či dotazů se prosím obracejte na podpora@dokladovna.cz.