Jak probíhá vytěžování faktur a účtenek?

Pojďte se s námi podívat, jak vypadá celý proces vytěžování dokumentů, zpracování faktur a následná evidence přijatých faktur i účtenek.

Cesta ke zpracování účetních dokladů začíná u jeho majitele, který využije funkci skenování dokladu mobilní aplikací a jeho nahrání, nebo tento krok přenechá svému účetnímu. Zkratka do systému (vynechání skenování účetních dokladů) je určena pro digitální doklad nebo fotku dokladu (formát PDF, JPEG, či PNG), ty stačí už jen nahrát. Pak nahrané doklady rovnou pokračují k vytěžování dat naším AI-nástrojem.

Hned po přijetí si doklad přebírá naše AI a proces automatizace zpracování účetního dokladu plynule pokrařuje:

1. Vylepšení obrázku

Zahrnuje odstranění šumu, geometrickou korekci a další úpravy. Jeden z klíčových kroků při vylepšování obrazu je zvýraznění kontrastu. V některých případech je třeba identifikovat a oddělit různé objekty nebo regiony v obraze za účelem následné těžby konkrétních dat.

2. Převod na text (OCR)

Na doklad se použije software pro optické rozpoznávání znaků. Ten identifikuje text i obrazy na stránce a převede je do strojově čitelného textového formátu. Tento krok zahrnuje detekci písma, znaků a jejich rozložení.

3. Přiřazení významu (vytěžování dat)

Po rozpoznání textu může být aplikován proces vytěžování dat. To zahrnuje identifikaci konkrétních informací na základě jejich umístění, formátu a obsahu. Například u vytěžování dat z faktur by to mohly být částka, datum vystavení, identifikace dodavatele a zákazníka atd.

4. Začištění dat (validace)

Vytěžená data (přepis dat z dokladu) mohou být někdy nesprávná nebo nepřesná. Proces validace se používá k ověření správnosti získaných údajů. To může zahrnovat kontrolu formátu data, srovnání s existujícími daty v databázi nebo kontrolu logiky (například kontrolu, zda je částka kladná nebo záporná).

5. Uložení dat

Poté, co jsou data úspěšně vytěžena a ověřena, jsou uložena do systému pro další zpracování a archivaci.

Tímto je strojové zpracování faktur nebo účtenek v našem případě ukončeno. Náš systém po ukončení strojového zpracování zjistí, zda není možné něco dopočítat a doplnit, i když údaj nebyl na dokladu. Pokud tato možnost existuje, data dopočítá a doplní.

Automatické zpracování faktur, účtenek a dokladů obecně doprovází vždy určitá malá pravděpodobnost nepřesnosti či chybovosti. Náš AI-nástroj se však s každou zpětnou vazbou, kterou získává opravami korektora, učí a zdokonaluje.

Pokud chcete ušetřit ještě více času, využijete službu ruční korekce dat. Toto ověření dat skutečným člověkem (spolehlivým a pečlivým) zajistí, že v dokladu, který se pak dostane k Vám, nebudou žádné nepřesnosti, kterých se někdy stroj může dopustit.

Doklad se po vytěžení či korekci dostává k Vám, a jste na řadě s dalším krokem. Tím je elektronické schválení faktury či účtenky, tj. potvrzení správnosti a úplnosti dokladu. S tím Vám ale systém pomůže svojí sadou kontrol hlídajících formální, logická, i legislativní pravidla.

Zpracování přijatých faktur a účtenek je tímto krokem téměř u konce a zbývá už jen import účetních dokladů do účetnictví, které můžete provést přes náš modul Integrovna.