Nová éra v účetnictví – Dokladovna z pohledu klienta

Pojďme si představit situaci, že spěcháte na jednání, které máte v kanceláři, ale zároveň máte termín, kdy musíte svému účetnímu nutně dovézt všechny faktury, účtenky či jiné doklady, které si doma ukládáte do krabice. Krabici s doklady jste nechali doma na stole a vzpomněli jste si na to až v kanceláři. Uf, účetní bude naštvaný a vy si můžete po jednání udělat výlet domů, abyste do odpoledne stihli doklady odevzdat. Konečně se dostanete k odevzdání, přijdete tam, krabici předáte a… Zatraceně! Doma zůstal ještě šanon s dalšími fakturami! Celé kolečko si tedy můžete zopakovat. Přitom ten čas jste mohli využít k něčemu smysluplnějšímu, než jsou výlety na trase domov-účetní a zpět. A co si budeme, ani účetní nebude nadšený..

Tak tato situace by mohla nastat pouze v případě, že byste stále fyzicky ukládaly své doklady, které byste následně museli svému účetnímu předávat. Možná si teď říkáte, že se vás to netýká, protože vše odevzdáváte včas a něco třeba i v elektronické podobě. Ale nikdy nevíte, kdy se vám tohle či něco podobného taky stane.

Řešením je aplikace Dokladovna. Ale co to vlastně je a jak funguje? 

Dokladovna je nástroj, který využívá umělou inteligenci – Nathana. Obojí je z dílny společnosti Multima. Díky Nathanovi může dnes Dokladovna fungovat tak, jak funguje. A co že vlastně umí? Jednoduše řečeno – přečte informace z vašeho dokladu a uloží je vašemu účetnímu do účetního systému. Je to opravdu velmi zjednodušený obraz celého procesu, ale podrobnějšímu fungování se věnují jiné články na webových stránkách Dokladovny. Možná se vám to bude na první pohled zdát jako ulehčení práce pouze vašemu účetnímu, ale není to tak úplně pravda. Představte si třeba následující situaci: 

Od prodejce dostanete účtenku. Vezmete telefon, účtenku vyfotíte, nahrajete do aplikace Dokladovny a odešlete svému účetnímu. Ten už se o vše postará a váš úkol tímto končí.

Samozřejmě to funguje i pro doklady v elektronické podobě, můžete totiž použít email propojený s Dokladovnou. Doklady na tento email pošlete a máte hotovo. Zároveň není třeba vše ukládat fyzicky do krabic a už vůbec není potřeba jezdit k účetnímu. Ještě k tomu opakovaně.

Takže jaké hlavní výhody vám Dokladovna přináší?

• EFEKTIVITA → Není třeba plýtvat časem na cesty k účetnímu. Není třeba ukládat všechny doklady do krabic. Stačí vzít mobilní telefon, doklady vyfotit, nahrát a odeslat účetnímu. Nahrání dokladů do Dokladovny není vůbec složité, ale i přesto, pokud bude nějaký problém, na webových stránkách jsou k dispozici video návody. U dokladů v elektronické podobě stačí doklady dát jako přílohu do emailu a odeslat.
• DOSTUPNOST → Pokud nastane, že budete potřebovat nahlédnout do svých dokladů, máte k nim libovolný přístup, stačí mít jen připojení k internetu.

Jak se vám zatím Dokladovna líbí? Co takhle si to vyzkoušet? Pokud se váš účetní zaregistruje, obdrží zdarma kredity, díky kterým si Dokladovnu můžete společně vyzkoušet a pak zhodnotit, zda by její používání zvýšilo efektivitu vaší spolupráce.