Digitalizace a archivace dokladů v legislativě ČR
Technologie kolem nás se mění a vyvíjejí často tak rychle, že odpovídající legislativa neodráží zcela aktuální stav a možnosti, které tyto technologie přinášejí.
Příkladem nedostatečně pokryté oblasti je i konverze papírových daňových dokladů do elektronické podoby, a jejich archivace.
Aktuálně lze vycházet ze zákonů:
-
- Zákon č. 563/1991 Sb., zákon o účetnictví (odkaz https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1991-563 )
- Zákon č. 235/2004 Sb., zákon o dani z přidané hodnoty (odkaz https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-235 )
Pro naše téma je zajímavá zejména novela Zákona o DPH platná od 1. 1. 2013, která aplikuje principy vymezené evropskou direktivou 2010/45/EU z 13. 7. 2010 (odkaz https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2010:189:0001:0008:CS:PDF )
Direktiva, potažmo novela, přicházejí s principem rovného zacházení s papírovým a elektronickým dokumentem, s formulacemi pro jednoznačný výklad pravidel fakturace a nakládání s daňovými doklady. Dále přináší např. pojem „auditní stopa“, což chápeme jako zřejmou souslednost důkazů umožňujících vysledovat informace obsažené v dokladech zpět k původnímu vstupnímu zdroji.
Sekce metodiky a výkonu daní GFŘ pak vydala (v r.2013) dokument: Informace GFŘ k pravidlům fakturace ve vztahu k implementaci Směrnice EU/45/2010 do zákona o DPH, kde popisuje jak právní rámec dané problematiky, tak se vyjadřuje teoreticky i prakticky k jednotlivým souvislostem, jako jsou vystavování dokladů, zajištění věrohodnosti jejich původu, neporušenosti obsahu a jejich čitelnosti, uchovávání dokladů, atd.
Doporučujeme však raději vždy vybrané řešení konzultovat i s místně příslušným územním pracovištěm FÚ.
Digitalizace a archivace dokladů v Dokladovně
Dokladovna u zpracovávaných a archivovaných dokladů podporuje vytváření „auditní stopy“, která je nezbytnou podmínkou legislativně přípustné digitalizace dokladů, různými způsoby.
-
- U každého dokladu jsou uloženy informace o tom kdy, jak a odkud do Dokladovny přišel, tj. který uživatel doklad nahrál, z jakého zdroje (úložiště, skenování papírového dokladu mobilní aplikací), v jakém formátu (pdf, obrázek, ISDOC), a jakým kanálem (mobil, web, e-mail).
- Majitelé dokladů i účetní si mohou k dokladu doplnit poznámku, která v Dokladovně zůstává uložena spolu s dokladem. Poznámka se může hodit pro propojení dokladu s dalšími doklady, např. objednávkou nebo identifikací platby.
- Veškeré změny na záznamu dokladu v Dokladovně jsou zapisovány do tzv. auditních záznamů. Z nich lze pak vyčíst nejen kdy záznam vznikl, ale i kdy a kdo provedl jakou úpravu v údajích doprovázejících připojenou nahranou původní podobu dokladu, nebo kdo doklad vymazal.
- Každý doklad, resp. nahraný soubor, po potvrzení ze strany účetního projde procesem, kdy s pomocí technologie Blockchain vznikne jeho unikátní šifrovaný „otisk“, který potvrzuje existenci dokladu v dané podobě v daném čase. Jde prakticky o sofistikovanější časové razítko.
Uživatelé, ať jde o majitele dokladů nebo účetní, mají kdykoliv možnost si exportovat doklady i s doplňujícími „razítky“ (soubory „OTS“ – open timestamp, se kterými pracuje Blockchain). Pomocí těchto razítek lze dokázat, že ten doklad, který si uživatel z Dokladovny stáhnul, je ten, který byl do Dokladovny nahrán, a ze kterého se přebírala data pro účetnictví – tj. že jde fakticky o originální podklad pro účetnictví.
Co říci závěrem?
Digitalizace a uložení dokladů v systému Dokladovna jsou prakticky v souladu se stávajícím legislativním prostředím, které upravuje proces převodu dokladů do elektronické podoby a nakládání s nimi.
Doklady v Dokladovně jsou uloženy v cloudovém úložišti (Microsoft Azure), které je dostatečně bezpečné a spolehlivé. Díky tomu, a díky uplatňování pravidel systémových oprávnění, má k dokladům přístup uživatel odkudkoliv, ale samozřejmě pouze ten uživatel, který je oprávněný k prohlížení daných dokladů.