Časté otázky a odpovědi

Dokladovna se vyplatí.  Vám i Vašim klientům šetří čas, prostředky, a často i nervy.

• Díky tomu, že  vybavíte svoje klienty mobilní aplikací Dokladovna, bude cesta dokladů k Vám kratší a rychlejší – předání dokladů může proběhnout kdykoliv, odkudkoliv.
• Díky automatizovanému vytěžování dokladů nemusíte ručně přepisovat údaje z dokladů
• Díky naší cenové politice platíte jen za to, co skutečně spotřebujete.
• Díky tomu, že Dokladovna archivuje doklady, nemusíte hledat jiný způsob jejich archivace, a máte je po ruce kdykoliv si vzpomenete – Vy i klient.

Ano, chceme, aby Dokladovna pomáhala všem účetním, bez ohledu na to, zda pracují samostatně, ve skupině, nebo třeba v rámci finančního oddělení ve výrobním či obchodním podniku.
Pokud v Dokladovně postrádáte něco potřebného pro Vaše účetnictví, ozvěte se nám.

Majitel dokladu, tj. klient účetní, může výrazně uspořit čas i prostředky díky mobilní aplikaci Dokladovna, která mu dovolí předat doklad své účetní kdykoliv a odkudkoliv. Může samozřejmě nahrávat doklady i přes webovou aplikaci či přeposlat e-mailem. 

Současně díky Dokladovně klient získá i malý bezpečný archiv dokladů – ať v mobilu nebo na webu. Může se tak kdykoliv a kdekoliv podívat na historii, či dohledat konkrétní účet pro zjištění dřívější ceny, nebo třeba reklamaci. 

Díky předávání dokladů od klientů průběžně v rámci měsíce si můžete lépe rozložit práci a Vaše vytížení. Navíc naše AI Vám předpřipraví data, která nemusíte luštit a přepisovat z každého jednotlivého dokladu. Budete tedy mít více času na rodinu, nebo prostor k tomu vzít si do účetní péče další klienty.

Doklad zaslaný do Dokladovny, ať už Vámi, nebo klientem, projde díky AI vytěžením dat, které se předvyplní do formuláře a můžete s nimi hned pracovat. Pokud navíc chcete šetřit čas na kontrolu údajů, můžete využít službu Ověření dat fyzickým kontrolorem.

Klienti mají několik možností, jak můžou prostřednictvím Dokladovny předat účetní(mu) doklad hned, jak se jim objeví v ruce nebo v e-mailu. Sám si vybere pro něj nejvhodnější cestu – ať pomocí mobilu, přeposlání e-mailu nebo s využitím PC.

Díky průběžnému předávání dokladů od klientů můžete efektivně rozložit zátěž, která se Vám jinak nejspíš kupí na období těsně před koncem měsíce.

Pokud chcete oslovit své klienty a vyzvat je aby začali využívat Dokladovnu, můžete využít např. náš vzorový „dopis“ klientům. 

Máme to plně ve svých rukách

Vyvinuli jsme si vlastní nástroj využívající umělou inteligenci, který dokáže z dat dokladu přečíst údaje, které účetní zajímají. Díky tomu nejsme závislí na cizím produktu a cizích cenách za čtení dat. 

Zjednodušujeme život

Soustředíme se na to, co je podstatné, co potřebujete. Netoužíme po tom nahrazovat účetní SW nebo další aplikace – chceme být efektivním prostředníkem a pomocníkem při cestě dokladu od Vašeho klienta do Vašeho účetnictví.

Tvoříme dostupné řešení

Dokladovna je dostupná finančně, uživatelsky, i lidsky.
Nebudeme nafukovat aplikaci, aby vypadala větší, takže nemusíme nafukovat ani ceny – Dokladovna je tak cenově dostupná.

Snažíme se, aby Dokladovna byla jednoduchá a intuitivní, pro uživatele dostupná bez dlouhých školení.

Kdo chce používat Dokladovnu, nemusí chodit daleko a má ji dostupnou kdekoliv chce – v kapse, kabelce, batohu, v kanceláři nebo doma na stole.

A v neposlední řadě, naší snahou je vytvořit si se zákazníky partnerský vztah, kdy budeme časově dostupní pro konzultace i pro diskuze nad náměty na zdokonalení.

Do Dokladovny lze nahrát soubory typu PDF dokument, ISDOC JPEG a PNG.

Dokladovna zatím systematicky pracuje s přijatými fakturami a zjednodušenými daňovými doklady (účtenkami).

Připravujeme další typy dokladů, a pokud máte zájem o rozšíření možností Dokladovny, ozvěte se nám, a vymyslíme to.

Dokladovna umí doklady exportovat ve formátu/struktuře ISDOC, takže pokud Váš účetní SW podporuje import dokladů v této podobě, můžete využít tento způsob.

Pokud používáte  SW POHODA nebo MONEY S3, máme připravený integrační nástroj, který zajistí přímé napojení pro ruční nebo automatickou synchronizaci dat dokladů z Dokladovny do účetnictví.

V případě účetního programu ABRA Flexi probíhá přenos plně online, stačí jej zapnout.

Pokud byste rádi posílali doklady z Dokladovny i do jiného účetního SW, ozvěte se nám, a domluvíme se

Úspěšnost těžby údajů naším „těžítkem“ dosahuje 95%, a neustále probíhá proces učení a seznamování těžítka s dalšími typy faktur a účtenek, aby se přesnost zvyšovala.

Pokud se však stane, že účetní musí u dokladu více věcí opravovat, nebudeme za těžbu tohoto dokladu nic účtovat.

A kdyby chtěl někdo naprostou jistotu, že budou údaje přichystané úplně a správně, pak nabízíme službu ruční korekce dokladu.

Tato volitelná služba (režim „korekce“) spočívá v tom, že ještě před tím, než se doklad dostane k Vám, náš proškolený zaměstnanec projde data a pokud jsou zde po těžbě nějaké nesrovnalosti, data opraví. Po ověření máte máte k dispozici doklad, kde stačí případně doplnit specifické údaje pro Vaše účetnictví, a pak už jen potvrdit, že doklad do účetnictví můžeme předat.

Dokladovna je dostupná kdekoli, kde máte s sebou mobilní telefon, tablet, notebook, počítač a připojení k internetu, ať už jste doma, v kavárně nebo ve vlaku.

Pro práci s Dokladovnou Vám stačí klasický webový prohlížeč (Chrome, Firefox, Safari či Edge ve výrobcem podporované verzi).

Pro digitalizaci papírových dokladů a jejich základní správu máme navíc mobilní aplikaci, jejíž stažení pro Android i iOS je ale skutečně jednoduché.

Pro klienta a jeho pohodlí plně postačí mobilní aplikace (pro Android i iOS dostupná v oficiálních obchodech zdarma), se kterou může předávaný doklad rovnou vyfotit nebo vybrat z mobilu (PDF i obrázek). V aplikaci vidí i všechny své doklady, které jsou v Dokladovně – ať je nahrál sám, nebo Vy, jako jeho účetní.

Někteří klienti možná uvítají možnost správy svých dokladů ve webové aplikaci, kde můžou nahrávat soubory (PDF i obrázky) ze zařízení, a to i dávkově. K tomu stačí funkční zařízení (mobil, tablet, PC), standardní webový prohlížeč a přístup na internet.

Někomu se může hodit i možnost předávání dokladů odesláním e-mailu, a k tomu klient potřebuje jen svého obvyklého e-mailového klienta.

Navrhli jsme Dokladovnu tak, aby její používání bylo jednoduché a intuitivní. K vybraným tématům jsme pro Vás natočili krátká a názorná instruktážní videa.

Dokladovna si neúčtuje žádné měsíční poplatky ani jiné smluvní paušály. Cena za používání vychází z toho kolik, jakých dokladů a jakým způsobem s pomocí Dokladovny skutečně zpracujete.

Na zkoušku od nás po registraci dostává každý 200 kreditů zdarma. Kredity se pak postupně odečítají s každým zpracovaným dokladem. Počet kreditů lze navýšit tak, že zakoupíte některý z našich balíčků.

Aktuální nabídka a modelové propočty ceny za doklad jsou uvedeny zde.

Mobilní aplikaci mohou využívat nejen klienti, aby rychle předali své doklady, a měli je pak všechny na jednom místě a kdykoliv po ruce, ale samozřejmě i účetní, aby s ní nafotili doklady, které se k nim dostanou v tištěné podobě nebo ověřili aktuální stav zpracování dokladů.

Naše aplikace je zdarma ke stažení v oficiálních obchodech pro Android i iOS.

Pro přenos dat dokladů z Dokladovny do ABRA Flexi je možné využít naší online službu Integrovna Online. Výhodou je, že k jejímu provozu není potřeba nic instalovat na Vašem počítači.

Dokladovna umí exportovat doklady pro přenos do účetnictví ve formátu ISDOC, takže si stačí zvolit jestli si chcete přenos řídit sami, nebo to necháte na našem integračním modulu Integrovna, který zajistí automatický export souborů ISDOC na Vámi určené úložiště, odkud si může data přebírat účetní SW.

Dejte nám vědět jaký účetní program používáte, a zapracujeme na tom, abychom i Vám umožnili plně využívat Dokladovnu a předávat doklady do Vašeho účetnictví

Stažení i instalace modulu Integrovna pro automatické přenášení Vašich dokladů hravě zvládnete pomocí našeho návodu. 

Pokud byste měli s instalací, nastavením, nebo během provozu nějaký problém, neváhejte a kontaktujte nás.

Je to jednoduché:

1. Pro úspěšný přenos Dokladu do účetnictví, stačí mít v Dokladovně doklad ve stavu Zkontrolováno (tj. po spuštění akce „Předat do účetnictví“).
2. Pokud máte v Integrovně zapnutou automatickou synchronizaci, provede se přenos v intervalu max. 10 minut.
3. Pokud máte zapnutou manuální synchronizaci, musíte v Integrovně spustit akci „Synchronizovat“
4. Doklad se objeví mezi dalšími doklady vašeho účetního programu a v Dokladovně se označí jako Předán. Pokud synchronizace nebyla úspěšná, stav dokladu se změní na Nepředán a je možné ho opravit a znovu přidat. 

Integrace na Vaše účetnictví prostřednictvím našeho speciálního integračního modulu („Integrovna“ či „Integrovna online“) je vždy zdarma – neplatíte nic za připojení modulu, ani za jednotlivé přenosy.

Poznánka: Pokud není externí přístup zpoplatněn poskytovatelem Vašeho účetního programu. 

Účetnictví může doklad odmítnout třeba proto, že mu chybí některý údaj – např. Money S3 vyžaduje předkontaci, která ladí s předkontacemi, které máte v Money S3

Pokud problém neodhalíte, neváhejte kontaktovat naši technickou podporu zde.

Veškerý provoz Dokladovny je realizován v zabezpečeném cloudovém prostředí Microsoft Azure. Toto prostředí splňuje přísné bezpečnostní požadavky, směrnice a standardy. Patří mezi nejbezpečnější prostředí vůbec – nebojí se ho používat státní ani nadnárodní instituce a významné firmy.

Aplikace plně využívá systému oprávnění uživatelů, a díky tomu každý vidí a mění jen to, co vidět a měnit může. Navíc si každou operaci nad daty poctivě zapisujeme, a dokážeme tak případně dohledat kdy kdo a jak záznam změnil nebo smazal.

Všechny nahrané doklady jsou po kontrole v Dokladovně opatřeny jedinečným „otiskem“ s využitím moderní technologie Blockchain, která je přesná a bezpečná.
Díky tomuto otisku pak lze kdykoliv jednoduše ověřit, že daný doklad je ten, který byl do Dokladovny nahrán, a pro který se otisk generoval. Pokud by se v uloženém dokladu cokoliv změnilo, kontrola otisku by to prozradila.
Navíc Dokladovna ani běžně neumožňuje nahraný doklad jakkoliv měnit.

Zjednodušeně řečeno – „Blockchain“ je, jak už plyne z jeho názvu, nepřerušený řetězec bloků dat. Tato technologie, která je fakticky decentralizovanou databází, se hojně využívá jako pomyslná „veřejná účetní kniha“ pro specifické typy digitálních obchodních transakcí.

Pro naše potřeby jsou v této speciální databázi vytvářeny a uloženy zašifrované „otisky“ dokladů (původně nahraných do Dokladovny). Potvrzení o této operaci, resp. otisk samotný, ukládáme ke každému takto opatřenému dokladu.

Kdykoliv pak lze různými veřejně dostupnými nástroji ověřit, zda otisk patří k danému dokladu, tj. zda je přiložený doklad opravdu ten, se kterým se pracovalo v Dokladovně a jehož data byla přenesena do účetnictví.